Многим офисным сотрудникам часто приходится обрабатывать статистику производства. Другая категория офисного планктона плотно занимается составлением отчетов для руководства. Чтобы быть убедительным, вовсе не обязательно использовать красноречие и утомлять руководство длинными предложениями. Давно доказано, что информация, даже очень важная, не воспринимается, если она подается сплошным текстом. Для наглядности в этом случае удобно использовать диаграммы и графики.  

Графики и диаграммы в Word

Статистический отчет может включать в себя множество базовых данных об уровне продаж или об отстающем подразделении. Производственная аналитика — это сплошные сравнения новых и устаревших технологий, эффективных и неэффективных маркетинговых приемов. Будни химических, исследовательских или экспериментальных лабораторий и вовсе наполнены сравнениями и противопоставлениями того этому.

Чтобы не погрязнуть с головой в синтаксических конструкциях с деепричастными оборотами, можно воспользоваться удобной функцией Вставка диаграммы. Долго искать кнопку не надо, она находится на панели Вставка. 

Сервис представляет невероятное разнообразие диаграмм. 

Они могут быть: 

• круговыми;
  
• в форме графиков;
  
• ленточными;
  
• кольцевыми.
  

Это только самые популярные. На самом деле, их намного больше. 

Чтобы доклад или аналитическая выкладка была максимально информативной, надо определиться с характером сведений и заранее просчитать, сколько сравнительных рядов предстоит отобразить.

Классический график

Кому из нас в школе не приходилось строить графики? Когда-то они старательно выполнялись при помощи карандашей разной твердости. 

Было даже такое приспособление в готовальне, внутри которого должна находиться капелька туши. Чертеж на альбомном листе давался с неимоверными трудностями. Надо было обладать снайперской точностью, чтобы все значения распределить на оси там, где они должны быть. И при этом еще умудриться не размазать изображение. 

Word чертит графики и диаграммы не просто быстро, но делает это затейливо и с учетом любых производственных или лабораторных нюансов. Остановимся на графике, как на самом простом способе передачи визуальной информации. 

Сервис Графики предложат множество вариантов. 

Для того, чтобы ознакомиться с функционалом сервиса, выберем наиболее простой из них.

После того, как график появился на листе Word, уместно заглянуть в сервис Экспресс-стили на панели Конструктор.

Пользователю будет предложено великое множество вариантов: от нейтральных, имеющих самый рабочий вид, до «стильных» с изменением фона.

Но, разумеется, главное не в раскрашивании (хотя и в нем тоже: некоторые не могут удержаться и самозабвенно щелкают все варианты). Конструктор предлагает графики с одним или несколькими цветами все с той же целью — визуально обозначить сведения. 

Определившись со стилем, обращаемся к данным, которые надо зафиксировать или изменить. Для этого по графику щелкаем правой кнопкой мышки и выбираем: Изменить данные.

И вот тут самое время вспомнить те самые карандаши разной твердости, чтобы в очередной раз восхититься совершенству Word. Как только задается параметр Изменить данные, лист Word сокращается ровно на 50%, а рядом с ним открывается лист таблицы Excel. Никакие карандаши не понадобятся, поскольку все изменения в график вносятся в автоматическом режиме и возникают словно бы сами собой. Для этого достаточно задать нужные параметры в таблице Excel.

При изменении величины в столбце таблицы, линия графика на листе Word перемещается, согласно заданному параметру. 

Таким образом, чтобы грамотно составить график в отчете, необходимо тщательно проверить производственную информацию или данные лабораторных исследований. Главное, не ошибиться в заданных величинах: все они немедленно будут отражены в вашем графике. 

Пузырьковая диаграмма

Для объемной презентации уместно использовать диаграмму. К наиболее эффектным вариантам можно отнести Пузырьковую. 

Конструктор тут же предложит множество вариантов, как и в графиках. Если вы сторонник креативных решений, смело выбирайте диаграмму «красное и черное». Она наверняка привлечет внимание руководителя, а о точности производственных данных вы побеспокоитесь заранее.

Однако в обычной практике чаще используется более нейтральный вариант, предлагаемый по умолчанию.

Построение также происходит в таблице Excel. То есть, как только пользователь выбирает в сервисе Вставка диаграммы объемную Пузырьковую, ему открывается параллельно с нею лист Excel. 

Итак, мы видим классические оси X и Y. При этом будем условно считать, что на оси Y отражаются рабочие смены (или кварталы), а на оси X — уровень продаж.

Прежде всего, надо определиться с размером пузырьков. Если на оси координат должно быть больше, чем 3 величины, то они попросту могут не уместиться на графике (а данная диаграмма есть не что иное, как все тот же график, просто выполненный в другой форме).  

Размер пузырьков задается в соответствующей колонки листа Excel.

Пытаемся их уменьшить. Для этого задаем значения в колонке C в 2 раза меньше, чем те, что были предложены пользователю по умолчанию.

Когда пузырьки (точки уровня продаж или производственных данных) уменьшились, с ними можно работать. Значения точки на оси обозначены не только в таблице. При наведении курсора на пузырек выявляется и ее значение.

Дальше все просто. Положение пузырьков (точек уровня продаж) меняется вслед за изменениями величин в столбцах А и В, в таблице Excel. Допустим, уровень продаж полез вверх, и мы вносим корректировки (меняем показатели в таблице). Пузырьки сдвигаются вслед за изменениями в столбце. 

Тут главное не увлечься и не забыть, зачем, собственно, открывалась диаграмма. На самом деле эта мультипликация имеет чисто практическое значение. Менеджер продаж, представляя начальству график в такой динамичной форме, будет очень убедителен. Возможно, он добьется повышения.

Автоматизировать построения

Как и во многих других сервисах Word, работа с диаграммами может быть автоматизирована. Возможно, однотипные графики служащему приходится делать ежеквартально или даже ежемесячно. В этом случае разумно воспользоваться кнопкой Сохранить как шаблон, и во всех последующих работах пользоваться заданным образцом. 

Это оптимизирует производственную аналитику и сократит временные затраты.